A expressão "arquivo
morto" ainda é comumente utilizada em diversos arquivos sendo falada e
escrita por pessoas desinformadas sobre a existência do ciclo de vida orgânico
dos documentos. Apesar de sermos testemunhas de que realmente muitos arquivos
estão "morrendo" pela falta de organização e principalmente
preservação de seus documentos, ali encontra-se a memória viva da instituição,
dos municípios e dos cidadãos.
O arquivo é um todo orgânico
e origina-se das atividades de um órgão refletindo o dia-a-dia de sua produção.
É, portanto, um organismo vivo que nasce, cresce e sofre transformações. Cada
arquivo é um arquivo, possuindo cada um, características próprias. Durante sua
vida, ele passa por três fases ou idades denominadas: fase corrente ou 1ª
idade, fase intermediária ou 2ª idade e fase permanente ou 3ª idade.
Então, a primeira
providência a se tomar é não mais utilizar a expressão "arquivo
morto", pois ela reflete um conceito equivocado de arquivo. É um termo
condenado pelos arquivistas, pois além de depreciativo não condiz com a
realidade dos acervos, já que os documentos são guardados por conta dos seus
valores, principalmente informativo e probatório, o que o torna vivo porque tem
uma motivação para existir, seja para servir de consulta para apoiar a
administração ou para pesquisa cientifica e histórica.
Documentos sem valor sim,
devem ser eliminados mediante legislação pertinente e assim se tornam
"documentos mortos", fazendo uma alusão ao termo "arquivo
morto".
Portanto, é preciso
"enterrar" de vez o uso dessa expressão "arquivo morto" do
nosso cotidiano.
Associação dos Arquivistas
do Estado do ES.
